Hoe home filing system te organiseren

Het hebben van een grote stapel documenten zonder systeem om ze te organiseren kan erg frustrerend zijn. Rekeningen raken verloren en dan betaal je uiteindelijk een late vergoeding. U kunt de schoolkalender van uw kind niet vinden om te vertellen wanneer de volgende vakantiedag eraan komt.

Het georganiseerd houden van papieren documenten kan een worsteling zijn, maar een rommelige stapel documenten maakt het leven moeilijk. Dus vandaag bespreken we hoe u een archiveringssysteem voor uw huis kunt maken dat echt werkt. Een die eenvoudig te organiseren en georganiseerd te houden is, zodat u snel en gemakkelijk de documenten kunt vinden die u nodig hebt.

Inhoudsopgave
  • Wat is een goed archiveringssysteem?
  • Hoe u uw bestanden kunt organiseren
  • Waar u uw bestanden kunt opslaan

Wat is een goed archiveringssysteem?

Het doel is om een goed en efficiënt archiveringssysteem te gebruiken. Het moet zo worden georganiseerd dat het gemakkelijk is om te vinden wat je nodig hebt, en moet ook super gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te onderhouden zijn, zodat je het daadwerkelijk gebruikt.

Een goed archiveringssysteem is ook aanpasbaar, zodat het kan worden aangepast aan de veranderende behoeften van uw gezin. Dit betekent dat u de mogelijkheid nodig hebt om bestanden toe te voegen of af te trekken zonder uw hele systeem te wijzigen.

Een ander punt om te overwegen bij het opzetten van uw archiveringssysteem is of uw papieren veilig zijn als er een overstroming of brand is. Overweeg ten slotte of uw archiefsysteem de ruimte efficiënt gebruikt, omdat u geen grote archiefkast in een klein appartement wilt.

Kortom, een goed archiveringssysteem is:

  • Georganiseerd
  • Gebruikersvriendelijk
  • Aanpasbaar
  • Veilig voor branden en overstromingen
  • Efficiënt gebruik van de ruimte

Hoe u uw bestanden kunt organiseren

Het organiseren van uw bestanden is geen moeilijke taak, hoewel het tijdrovend kan zijn. Plan een middag door met het sorteren van uw papieren, het opzetten van uw archiveringssysteem en het organiseren van uw papierwerk.

  • Tijd: 3-4 uur
  • Moeilijkheid: Beginner

Wat je nodig hebt

  • Prullenbak
  • Shredder
  • Pennen en etiketten of een labelmaker
  • Hangende bestandsmappen
  • Bestandsmap
  • Opbergruimte voor de bestanden zoals archiefkasten of archiefbakken
  • Brandwerende doos (optioneel)
  • Bindmiddel (optioneel)
  • Inbox-lade (optioneel)

1. Verzamel al uw documenten

Rommelige werkplek met stapel oude papieren

De eerste stap is om alle documenten uit de verschillende gebieden in uw huis te verzamelen. Het laatste wat je wilt doen, is tijd doorbrengen met racen van de ene kamer naar de andere om huwelijksakten, geboorteakten of bankdocumenten te vinden. Verzamel dus alles vanaf het begin op één plek, zodat je al het papierwerk kunt zien dat je moet afhandelen.

2. Scheid uw documenten in 5 categorieën

Vrouw die documenten op de tafel van het thuiskantoor doorzoekt

Scheid uw documenten in 5 verschillende categorieën: actie, archief, huishouden, recyclen en versnipperen. De eenvoudigste manier om uw documenten te ordenen, is door vijf containers te vinden om de documenten in te plaatsen. Afgezien daarvan, ruim je je tafel op, zodat je 5 verschillende stapels kunt maken.

U begint met het sorteren van de verschillende soorten documenten in elke stapel of container, zodat u met één type document tegelijk kunt werken.

Actie

Vrouw die huishoudelijke rekeningen berekent

Actie documents zijn documenten waarop u moet handelen. Rekeningen, uitnodigingen en afspraakherinneringen zijn goede voorbeelden van actiedocumenten. Zodra er actie op wordt ondernomen, heb je ze niet meer nodig.

Archief

Man zoekt dossiers in archiefkast

Archiefdocumenten zijn papieren die u moet bewaren, maar niet vaak hoeft te openen. Dit zijn documenten zoals belastingdocumenten van voorgaande jaren, medische dossiers, akten, contracten, enzovoort.

Huishouden

Coupons en scharen

Huishoudelijke documenten zijn de documenten die het huis draaiende houden. Deze omvatten uw kortingsbonnen, recepten, gebruikershandleidingen, documenten voor de belastingen van dit jaar en schoolkalenders.

Het verschil tussen archiefdocumenten en huishoudelijke documenten is hoe vaak u toegang moet krijgen tot de informatie. Als u slechts één of twee keer per jaar toegang tot de documenten nodig hebt, legt u de papieren in de archiefstapel. Als u meerdere keren per maand naar de documenten moet verwijzen, plaatst u de papieren op de stapel van het huishouden.

Recycleren

Blauwe prullenbak met papierafval

Elk huishouden krijgt een bepaalde hoeveelheid papier die je in de prullenbak kunt gooien. Enkele voorbeelden van documenten die u kunt recyclen, zijn ongewenste e-mail, oud huiswerk, gebruikte enveloppen en kranten.

Flard

Close-up afbeelding van papier dat wordt versnipperd door een papierversnipperaar

U moet documenten versnipperen die u niet langer hoeft te bewaren, maar die persoonlijke informatie bevatten. Deze omvatten creditcardaanbiedingen, oude bankafschriften en rekeningen.

3. Documenten verwijderen die u niet nodig hebt

Zodra u alle documenten in uw huis hebt gesorteerd, is de eerste stap om de documenten die u niet nodig hebt, weg te gooien. Versnipper alle documenten die persoonlijke informatie bevatten en recycle deze met de rest.

4. Organiseer het archiefbestand

Nu is het tijd om te beginnen met het organiseren van uw archiefbestand. U organiseert deze documenten op basis van het type documenten, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden wanneer u ze nodig hebt. Sorteer uw archiefbestandsdocumenten in stapels op basis van type.

Snelle tip

Aangezien u niet meer dan één of twee keer per jaar toegang tot het archiefbestand hoeft te hebben, bewaart u deze documenten aan de achterkant van uw archiefsysteem. Op deze manier wordt de ruimte aan de voorkant bespaard voor documenten en papieren waarnaar u vaak moet verwijzen.

Financiële gegevens

Vrouw die onkosten berekent

De eerste stapel zal financiële administratie zijn. Deze omvatten documenten zoals bankrekeningen, belastingen, loonstroken, creditcardgegevens en huur.

Sorteer uw financiële gegevens in de verschillende groepen waarin u ze wilt organiseren. Op deze manier kunt u gemakkelijk de documenten vinden die u nodig hebt. Zet documenten zoals bankrekeningen op de ene stapel, belastingen op een andere, betaal stubs in een derde. Overweeg een andere bestandsmap te gebruiken voor elke bank- of creditcardrekening, zodat u geen onnodige documenten hoeft te doorzoeken om de benodigde papieren te vinden.

Huishoudelijke documenten die moeten worden gearchiveerd

Leg de huishoudelijke documenten die u wilt archiveren op een aparte stapel. Vermeld hier ook al uw verzekeringsinformatie, zoals de verzekering van de huurder, de huis- en autoverzekering. Plaats ook titels, lidmaatschapsdiensten, garanties en gebruikershandleidingen in deze categorie.

Terwijl u uw huishoudelijke documenten doorneemt, labelt u afzonderlijke bestandsmappen met het type informatie in elke map. Nogmaals, de organisatie moet voor u zinvol zijn, zodat u de informatie later gemakkelijk kunt vinden.

Vitale records

Verklaring van levendgeboren leven

Vitale documenten zijn documenten zoals uw geboorte- en huwelijksakten, rijbewijs, socialezekerheidskaart en echtscheidingspapieren. U kunt de vitale records sorteren op type informatie of u kunt er de voorkeur aan geven om een bestandsmap te hebben voor elke persoon in uw huishouden.

Persoonlijke informatie

Persoonlijke informatie omvat uw medische informatie, gezondheidsdocumenten en huisdierdossiers. Deze persoonlijke bestanden moeten ook worden gesorteerd. Misschien wilt u enkele algemene bestandsmappen hebben met het label voor medische, gezondheids- en huisdieren.

Het kan echter gemakkelijker zijn om de persoonlijke informatie per persoon te organiseren in plaats van per type, zodat u in één keer toegang hebt tot alle benodigde records voor een persoon.

Onderwijsdossiers

De onderwijsrecords bevatten informatie zoals transcripties, graden, diploma’s, rapportkaarten en certificaten die u mogelijk hebt verdienddoor de jaren heen. Nogmaals, overweeg of u de informatie wilt ordenen op documenttype of op persoon.

Als je een groot huishouden hebt, is het vaak gemakkelijker om alles wat met één persoon te maken heeft in één map te plaatsen in plaats van de documentatie van iedereen samen te voegen.

Het kan ook helpen om voor elke persoon per jaar een aparte map te hebben.

Pro tip

Een tip over het organiseren van deze bestanden is om binnen elke categorie een apart hangend bestand te hebben. Elk hangend bestand moet een eigen label hebben voor eenvoudige referentie.

Eén hangend bestand wordt dus gelabeld Financiële gegevensander Huishoudelijke documenten, en een derde Vitale records.

Label vervolgens afzonderlijke bestandsmappen met het specifieke label dat u nodig hebt voor die map. Bijvoorbeeld in het ophangdossier. Financiële gegevens, u labelt één bestandsmap Belastingenander Bankgegevens, een derde Loonstroken, enzovoort. Zorg ervoor dat u de bestandsmap labelt op de manier die voor u het meest logisch is, omdat u de informatie in de toekomst moet vinden.

Doe hetzelfde voor de huishoudelijke documenten, vitale records, persoonlijke informatie en onderwijsrecords. Op deze manier, wanneer u een kinderrapportkaart nodig hebt, weet u dat u in de Onderwijsdossiers hangend bestand om de map te vinden Rapportkaarten.

Het idee is dat u uw bestanden labelt op basis van wat voor u werkt, zodat u gemakkelijk nieuwe documenten kunt indienen en ook uw opgeslagen papieren kunt openen en vinden.

5. Het huishouddossier rangschikken

De papieren in dit huishouddossier zijn papieren die je vaak moet inzien. Zorg er dus voor dat het goed bereikbaar is. Daarom raden we u aan deze map aan de voorkant van uw opslagcontainer te bewaren.

Een andere optie is om deze documenten in een ringband met drie ringen te bewaren, omdat u ze vaak zult openen. U kunt scheidingstabbladen gebruiken om de documenten op type te ordenen. Bewaar de ordner op een handige plaats.

Labeling

Een hangende bestandsmap labelen als Huishouddossier. In dit bestand bewaart u individuele bestandsmappen voor recepten, schoolkalenders, vliegtickets, kortingsbonnen, enz. Als je nogal wat recepten hebt, wil je misschien een hangende bestandsmap hebben met het label Recepten en organiseer vervolgens de recepten op soorten zoals ontbijt, diner, rundvlees of kip.

U kunt ook een hangende map laten labelen als School informatie. Label de bestanden in de schoolgegevens per kind. Hiermee kunt u alle documenten vinden die u voor elk kind nodig hebt.

Voordat u begint met het labelen van uw bestanden, is het de moeite waard om wat tijd te besteden aan het nadenken over welk systeem voor u het meest logisch is. Wil je informatie zoeken per activiteit of per familielid?

Er is geen goed antwoord. Het komt neer op wat voor jou het makkelijkst is.

Kleurcodering

Overweeg ook om uw huishoudelijke dossierdocumenten in kleur te coderen. Deze documenten moeten regelmatig worden geopend, dus kleurcodering kan het voor u sneller maken om de informatie te vinden die u nodig hebt wanneer u deze nodig hebt.

Kleurcodering kan echter een laag complexiteit aan uw systeem toevoegen, waardoor het voor u onhandig wordt. Het is een persoonlijke keuze zonder een goed antwoord, dus heb niet het gevoel dat je je systeem moet kleuren om georganiseerd te zijn.

6. Het actiebestand instellen

Productafbeelding van de Blu Monaco Gold Desk Organizer Stapelbare papierladeset van 2 - Metalen lade met twee lagen - stapelbare letterlade - Inboxlade voor bureau

In het actiebestand bewaart u alle documenten waarop snel moet worden gehandeld. Hier is het handig om een inbox op je bureau te hebben. Plaats alle documenten in de inbox zodra ze binnenkomen.

Elke week of twee moet u een tijd plannen om de documenten in de inbox door te nemen.

Waar u uw bestanden kunt opslaan

Het vinden van een goede plek om uw bestanden op te slaan kan een uitdaging zijn. Misschien wilt u uw bestanden liever ordenen in een mooi mandje op een plank. Je hebt misschien ook veel papieren om te archiveren, dus een laterale archiefkast is je beste optie. Een andere optie is om een archiefdoos op te halen. Er zijn veel verschillende opties beschikbaar, dus kies degene die het beste bij u past.

Plastic Bestandscontainers

Productafbeelding van de IRIS USA 32 Quart WEATHERPRO Letter Size Portable File Box, Plastic Storage Container met duurzaam deksel en afdichting en veilige vergrendelingsgespen, weerbestendig, helder met zwarte gespen, 4 stuks

Plastic bestandscontainers zijn een uitstekende plek om de documenten op te slaan die u nodig hebt. Je kunt er ook twee op elkaar stapelen. Afhankelijk van de hoogte van uw bureau en archiefcontainers, kunnen ze netjes onder uw bureau schuiven.

Bewaar archiefbestanden in de onderste container en huishoudelijke bestanden in de bovenste container. Hierdoor heeft u de hele week gemakkelijk toegang tot de huishoudelijke bestanden.

Kartonnen bankiersdozen

Kartonnen bankiersdozen werken ook voor het opslaan van bestandsmappen. Dit zijn kartonnen dozen die op planken in je huis passen. U kunt elk vak labelen met een ander type document, zodat u gemakkelijk de informatie kunt vinden die u nodig hebt.

In dit geval hebt u de hangende bestandsmappen niet nodig, tenzij u ze wilt gebruiken, omdat de doos van elke kartonnen bankier een ander type document bevat.

Opbergbank

Een andere optie is om een opbergbank te gebruiken om uw huishoudelijke documenten op te slaan en te organiseren. De opbergbank heeft meerdere doeleinden, ziet er prachtig uit en is een praktische oplossing voor het archiveren van uw documenten zonder kostbare ruimte in beslag te nemen.

Het is een geweldige oplossing voor een klein huis of appartement.

Diy archivering mandje

Als u niet veel bestanden heeft, is een archiefmandje misschien de beste oplossing voor u. Het ziet er netjes en georganiseerd uit op uw plank. Bovendien bevat het alle documenten die u moet opslaan. Het is ook eenvoudig samen te stellen (1).

Laterale archiefkast

Productafbeelding van de zwarte laterale archiefkast met slot, 3 lade laterale archiefkast voor juridisch / letter A4-formaat, vergrendelend breed archiefkast voor thuiskantoor, metalen staal

Een laterale archiefkast is er een die van links naar rechts wordt gevuld in plaats van van voor naar achter. Het is meestal niet zo diep als een gewone archiefkast, maar het is breder. Deze zijn geweldig als je een lege ruimte hebt langs een muur die je wilt vullen.

Feedback: Was dit artikel nuttig?


Bedankt voor uw feedback!
Bedankt voor uw feedback!
Wat vond je leuk?






Wat ging er mis?






Lees ook:   Beste vloerwassers van 2023